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  • 手把手教你做一份系统的岗位职责说明书!
  • 来源:HR云公社

          新人入职之后,如何尽可能短暂地度过不适应期?怎样尽快地融入工作氛围为企业发挥自己的能力?这都需要HR的辛勤工作来加以激活。其中,岗位职责说明书的编制看似简司空见惯,却不能被忽视。

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         岗位职责说明书的编制,需要提前获得岗位信息,HR应该利用科学方法来认真进行岗位调查,确保调查所获得的材料真实、完整和可靠。

岗位调查的几种方法

  

第一、观察法


HR部门员工在进行岗位调查时,现场利用观察或其他工具,对岗位上已有员工的实际工作动作和方式,以文字、图表或者图像进行记录,从而搜集岗位信息。


观察法主要适用于体力劳动、事务性劳动,例如搬运员、操作员、驾驶员、打字员等职位。其中又能够分为直接观察、阶段观察、工作表演法三种。


1、直接观察

岗位分析人员,直接对员工的工作过程进行全面观察,这种方法适合工作周期短暂的岗位。


2、阶段观察

一些岗位工作具有较长的周期性,为了能够真正全面地观察其所有工作,HR可以分阶段进行观察。例如,对行政文员的工作,必须要对其工作中的某个阶段加以观察。


3、工作表演法

对于一些工作周期较长,或者突发性工作事件较多,例如保安等岗位,除了进行日常工作外,还需要处理突发事件。因此,岗位分析人员可以通过让员工对工作过程细节进行表演,完成对这项工作的观察。


不论使用上述何种观察法,岗位分析人员都应该事先将观察表格准备好,并随时进行记录。如果条件允许,还能够使用摄像机等设备,将岗位工作内容进行记录,从而进行分析。另外,对于某些比较特殊的工作岗位,更应该在不引起被观察者的注意下进行考察。


第二、面谈法


面谈法又称为采访法,通过岗位分析人员和员工进行面对面谈话,搜集岗位信息资料。在访谈开始前,岗位分析人员有必要准备好面谈的问题提纲,并在面谈时搜集相关岗位信息。


在面谈过程中,岗位分析人员需要适度控制谈话的节奏,既要防止谈话内容跑题,又要懂得突出主题,岗位分析人员应该具备良好的语言表达能力、逻辑思维能力,并及时做好谈话记录。


面谈法适合对智力工作岗位进行,例如开发设计人员、高层管理人员等等。

第三、调查问卷方法


为了进行科学全面的岗位分析,分析人员可以拟订内容丰富、切实可行的问卷,并交给岗位员工进行填写,从而获得岗位工作信息。这种方法适用于智力工作者、管理工作者或者工作内容不确定因素很大的岗位。


通常,问卷内容需要关系到工作岗位上需要的行为素质、心理素质,被调查者要根据这些素质的重要性,按照给定方法做出回答。一般来说,问卷所准备的答案应该具备三方面层次:首先是必要性,即特殊素质是否必须具备,包括需要和不需要两种;其次是特殊素质的应用频率,包括经常用到、有时用到和从未用到;最后是这些特殊素质通过训练后的成效,分别是可大有进步、稍有进步或未必进步。


第四、参与性方法


在参与法中,岗位调查分析人员会直接进入到员工工作过程中去,他们将扮演员工的工作角色,发现工作过程中的信息。这种调查方法适用于那些专业性并不强的岗位,但能够互动额更加准确的信息。


在参与性方法中,岗位调研人员应该真正理解和进入工作状态,去体会其中的不同之处,而不仅仅是从表面上模仿他们的工作行为。


参与性方法适用于那些工作在短期能够学会的岗位,调查人员可以通过实践,直接掌握关于岗位工作的第一手资料,并补充那些表面上无法观察到的内容。当然,参与性方法的缺点也很明显,尤其是对于现代企业中许多高度分工的专业化工作,这种方法并不适用。


第五、关键事件法


通过对岗位工作中具有重要价值的事务进行观察、搜集和记录,调研分析团队能够提取出代表岗位工作内容的重要项目,总结出岗位职责的关键特征与行为要求。这样的方法既能够帮助岗位分析人员获得静态信息,也能够了解岗位具有怎样的动态特点。


通过对关键事件进行了解,编制成为岗位说明书,能够帮助企业进行培训、开发和绩效考核方面等作用。由于这种方法能够直接对工作中的具体活动进行描述,因此适合员工比较多、或者工作内容比较复杂的岗位。


需要注意的是,关键事件法也存在着明显的缺点:首先,用此方法调研岗位,需要花费大量时间,去对关键事件进行搜集,然后进行开阔和分析;其次,关键事件虽然涵盖了对工作绩效有效或者无效的工作事件,但却忽视了相同岗位上不同员工的平均绩效水平,对于岗位职责描述来说,平均职务绩效是不可或缺的。正因为存在这样的问题,关键事件方法就不适用于普通绩效员工,因此,单纯使用这种方法,无法进行全面岗位分析。


第六、资料分析法


如果想要适当降低岗位分析成本,节约分析调研所使用的时间,那么HR就应当尽量利用现有资料,从而对不同工作的责任、任务、权利、工作负荷与任职资格,产生大致而系统的了解,并能够进一步对调查提供基础。尤其是企业人力资源管理部门如果有了大量岗位分析历史资料,更适合采取这样的办法。


能够提供给岗位分析作为重要基础资料的包括:现有岗位规范、责任制文书、员工对工作关键事件的记录、工作日记等等。

岗位职责说明书的构成

  

掌握了基础资料的搜集方法,在岗位职责说明书编制之前,HR应该明确下面几方面构成内容,包括:岗位信息、工作职责和任职要求。


第一、岗位信息


岗位信息内容,包括岗位的名称、编号,所属的部门、直接上级和下级、定员人数与岗位分析日期等。


1、岗位名称,主要用于界定岗位所从事的工作性质和职能,包括通用岗位使用的规范性名称、特殊岗位则应该比照其他企业进行命名。


2、岗位编号,根据企业编号规则,进行统一填写,从而便于管理。岗位编号的规则应该明确、有效,通过编号,能够直观地了解岗位所在部门的信息。


3、所属部门,主要是指岗位隶属的部门名称。


4、直接上级,是指岗位上的员工所直接汇报的岗位名称,通常,一个岗位只应该有一个直接上级。


5、直接下级,是指岗位上的员工所能够直接领导的岗位名称,一个岗位可以有多个下级。

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第二、岗位职责


岗位职责一般由两方面的内容构成,首先是工作概要,其次是具体职责。


工作概要,主要说明岗位工作的整体内容,包括指导思想、执行依据和活动内容权限。因此,工作概要一般按照下面的格式叙述:依据(根据、按照)……执行(操作)……等行动,达成(获得)……结果。


具体职责,包括岗位责任和工作权限。


其中,岗位责任所需要参考的因素主要是工作权重。所谓工作权重,是指本项工作的工作量,占据本岗位工作总量的比例,一般情况下,工作权重可以用时间比例来进行代替,每个岗位上所有工作的权重综合为100%。


工作权限则是指一定的工作岗位,所需要承担的一定责任,对权限加以吸粉,则包括对应的人财物上的支配权限,如岗位上员工的决策权、管理人员对人事的安排权限、对下属的监督权、对工作财力、物料上的审批权等等。


第三、任职的要求


任职要求,是指员工从事某项岗位工作时所必须掌握的基本资格条件,其中包括学历资格、知识要求、资质证书、专业技能、工作年龄、相关经验、个性特点、健康要求等等。


1、学历要求,指专任于某岗位所具有的最低学历要求,分别包括学历和学力两方面的类型。前者指一个人的学习经历,如专业的毕业证书、相应的学位,后者是指学习经历虽有不同,但知识能力和学习能力达到了某种程度的人员。


2、知识要求,是指任职于某岗位所应该具备的知识要求,包括专业知识类型和特殊知识类型两部分。例如,HR岗位上,员工首先要有人力资源管理专业知识,同时要有相关的法律法规知识。


3、资质证书,这是指专任于本岗位所具有的专业职业资格证书,例如英语水平等级证书、会计证、计算机等级证书等各种专业领域资质证书。


4、专业技能,指任职于不同岗位所应具备的基本技能和能力,其中的技能,是指驾驶、口语、外语、计算机、法律或者财务等方面的技能;能力则包括工作中的沟通能力、组织能力、领导能力、应变能力、协调能力、控制能力等等。


5、工作年龄,指能够担任本岗位工作的年龄要求、年限要求,一般有一定的区间范围,主要是针对中高层管理人员或者特殊岗位提出。


6、相关经验,是指员工任职于本岗位时,应该具备的最低工作经验要求,其中由两部分因素构成,包括经验类型、经历时间。其中经验类型主要是指与岗位有关的知识经验背景,而经历时间则包括企业内外工作的经历要求。


通过准确的调研分析和合理的内容安排,相信HR会拿出一份能够让新员工在短期内就能融入企业的岗位职责说明书。

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