本文节选自《秘书工作手记2：怎样写出好公文》

00

还是要当快枪手

公文写作不像文学创作，可以通过生活实践反复体会，或蹲在一个地方日思夜想“陈酿”。

陈忠实写《白鹿原》写了七年，把自己关在老家的祖屋里就有三年。这对写材料的人来说是难以想象的。

公文是工作文体，通常需及时快速地完成，有追求应用时效性的要求。

尤其是在基层，各类公文要么不要，如果要就往往是要得快、催得急，材料人员常常是加班加点开夜车，挑灯披星熬通宵，结果大多是难以快速地保证质量地完成任务。

不仅有的累坏了身体，还得挨批评，常使工作陷入被动，甚者则难以在机关立足。

按理说，在这种情形下，提升公文写作效率、提高公文写作速度本应是一个值得认真研究的大问题。

石头动笔写本篇之前，本想搜集点材料，做做文献研究，看看大家到底都有些什么提高公文写作效率的好办法。

可惜，不找不知道，一找吓一跳，在知网几十万篇关于公文写作的文章中，竟然没有一篇的主题是“如何提高公文写作效率”。

先觉得震惊吊诡，转念一想，也对，提高公文写作效率，还真是个不约而同下讳莫如深的话题。

一般看来，“出手快慢”是和公文写作质量正相关的，写一篇公文耗费的时间长，“出手慢”，往往被认为是工匠精神、精益求精，产品质量高；

而写公文耗费时间长，“出手快”，则被认为可能是“急就章”，敷衍了事，东拼西凑，总之质量怕是不那么高。

曾有个老江湖向石头传授公文写作的交稿技巧，强调交稿时间应恰到好处，绝不要快快的交。

他对石头说，也许，有时你会接到话题熟悉、比较得心应手的讲话稿，不消几小时就完成了，随后马上交给领导，美滋滋地等着领导表扬呢？你错了，稿子写得再好也没用。这时，领导会想：“这小子这么快就完成了，工作标准不高，敷衍了事吧？”

所以，这位老前辈反复叮嘱石头，即使稿子改得比较完美了，也别急着交差。

可见，说某人写材料是个“快枪手”，在公文写作的语境中不是什么好听的话，基本和说某男是个“快枪手”差别不大了。

于是，大家再也不追求，至少不敢堂而皇之的追求提高公文写作效率，转而潜心文火慢炖，慢工出细活了。

石头有自知之明，当然不会蚍蜉撼树的去挑战这种固有观念。

但是，抛开普遍的成见不谈，我们自己绝不要被“慢工出细活”的理论误导，轻易放弃了对提高公文写作效率的追求。

从务实的角度看，效率还是很重要，不要老觉得自己整天吃在办公室、干在办公室、睡在办公室，经常一搞就是好几天就是成绩，还以此为荣。

想想在家里翘首以盼的妻儿吧，想想自己嘎吱作响的颈椎腰椎吧，提高效率，又好又快地写出合格公文，永远是驳不倒的硬道理。

01

先完成，再完美

有些新手写稿，是一段一段打磨推进，非要把这段话弄光溜了、顺当了，才肯下笔写下面一段。

假如一直文思不竭，或许也不算个太大的毛病，可惜，障碍随时潜伏，写材料总会碰到这样那样的问题，意思不连贯啦，说理不清啦，找不到支撑观点的素材啦，找不到合适的词句啦。

遇到障碍，他们心里不服，非要越过去不可，于是一停就是半天。

其实，这个世界上，没有一遍过的稿子。就是有水平的领导自己写材料，他也会不断推翻自己、不断修改完善。

写任何材料，记住一个基本思路：先完成再完美。

不要老想着一开始就要立意很高、言辞很美、说理很透，这是不可能的。

高效率的写稿方式，都是先拉起个靶子，再一点点砍削。

只要有了初步思路，就先按已有思路继续写下去，不要为了段落层次的安排过多耗费时间，不要写上一点就回过头去修改，更不要为了个别词或语句的使用而纠结。

先一鼓作气把初稿堆出来，待全篇完成后，再回过头斟酌段落的逻辑关系，斟酌过渡是否顺畅，斟酌词句的使用，大刀阔斧的改，效率会大大提高。

石头请大家仔细想想，这个“先完成，再完美”的公文写作方法是不是竟有种命中注定的熟悉感呢？

那当然！其实，我们其实小时候都会用啊！

上学的时候做考卷，老师天天挂在嘴边的备考技巧不就是：做题时遇到不会的，先跳过；等到完成得差不多了，再来攻克难关；有时间再做检查。

果然，道理，都是相通的！

02
占有材料的时间应该比动手写的时间长

石头从事写材料的时间越长，每次动笔的时间就越晚。

刚接触写材料的时候，花半天找点资料，就打开word文档开始写。现在，写材料时间久了，往往是找材料找了三四天才开始动笔。

公文写作常被比喻为“来料加工”，没有料，写出来的东西必然不行。根据石头的观察，很多人写不好材料的原因，不是能力不够，而是素材太少。

所以，想摆脱憋不出来材料，时间却不断流失的窘境，必须调整写作各个阶段的时间分配，找素材的时间要充分保证，甚至要大于真正动笔写的时间。

领导让你三天拿出一个某某材料，但这个主题你还不太熟悉，时间上怎么分配？

石头建议，找素材、分析研究素材要花两天，动笔写，可以花一天。

拿到任务后，第一件事，就是把所有相关的内容，包括背景资料、以前讲话等有关段落，甚至是类似题目的写作思路等等，都拷贝到一个文档里面。

先不要管什么思路、结构之类的，一天时间弄齐了再说。

而剩下来的一天，根据已有的素材进行分析、提炼、总结，提出自己的观点，如果有不清楚的地方，继续找新素材，深入研究。

心里有数之后，最后一天才动笔开写。

这样做，即使题目不熟悉，也能很快做出一桌子像模像样的菜来。

比如，

假如要起草校长在毕业典礼上的讲话，石头的做法是先建好一个文件夹，名为“2018年校长毕业典礼致辞”，然后，网上搜，近期中外大学校长各类毕业典礼讲话致辞，关于高等教育最新论述观点，弄下来，放到文件夹里。

磨刀不误砍柴工，这些材料齐全了，想没有思路也难，后边写作才能提速提质。

03
善用范例和已有材料

模仿范文和已有材料是公文写作者入门的有效捷径，也是提高公文写作速度的必然之路，正如古人所言：“熟读唐诗三百首，不会作诗也会吟”。

对于模仿，石头前面已经费了太多口舌，就不在多说了。

石头在这想说的是，善用已有材料，有些时候甚至都不需要模仿、改编，对自己原创的材料直接来个一稿多用、或者截取堆叠，也都是可行的。

比如，

领导要围绕党政廉政建设讲一次党课，石头下了很大功夫，拿出了一篇结构严谨、理论精深的好讲稿，领导很认可；

后来，某党建杂志又来信向领导约稿，主题也是关于党风廉政建设的认识；到了年底，上面又下通知，要求领导交一篇党风廉政建设的体会文章。

这种情况下，后两个稿子就完全没有必要另起炉灶，用党课讲稿即可，一稿三用。

同时，廉政党课讲稿中又有一段关于抓好四风建设的论述，很精彩，那这段论述也可以直接截取出来，用在某次“驰而不息反四风工作部署会”讲话稿中，没有任何问题。

人的创造力不是无穷的，对自己原创的、又经实践证明站得住脚的表达，大可以充分利用，以此提高效率、保证质量。

04

件件精品不可能也没有必要

以前一个分管文字的领导，有句口谈禅石头觉得特别传神，对一些不那么重要的稿子，他总是说，“你简单弄一个，能粗粗过去就行”。

身处办公室，面对泰山压顶般的材料写作任务，一定要学会抓大放小、有所侧重，不可能拿出的所有的材料都是精品，累死你也办不到。

对于主要领导关注的、上级高度重视的材料要倾注精力、重点下力，其他的例行性材料完成即可。

有些稿子就是常规化、程式化的，时效性要求又很高，比如贺信啦、上级单位为了自己写稿子要的一些材料啦、礼节性致辞啦，在之前的材料的基础上稍加改动交差即可。

有些人却非要拿出起草党代会报告的劲头，字斟句酌、反复推敲，那工作哪里有做完的时候？你不加班谁加班？

我们腾出来的精力，应当集中到领导关心的、重视的或者与个人发展特别相关的稿子上，这些稿子应当高标准的写，一般性的程序性、礼节性的稿子，确保不出错就行。

具体说来，哪些稿子我们要特别重视，使出洪荒之力呢？石头觉得两类稿子我们要下硬功夫：

第一类是重大场合的重大文稿。

这个不用石头多说，工作报告、工作汇报、重要会议讲话是必须写好的，没有退路，否则还要你个写材料的干嘛？写好重大场合的重大文稿，这在领导心目中是材料员必须履行好的职责。

石头曾看到报道，说江苏省委定期搞县委书记工作讲坛，每次请十多个县委书记，就一个主题同台汇报，所有省委常委都坐在台下听汇报。

如果你是给县委书记写这种汇报稿的县委办材料员，这个稿子你拼出老命也得写出花来，这可是给领导长脸的时候啊！

有些人就把握住了这样的机会，摘一段新闻吧：

江苏省委举办第六期县委书记工作讲坛，讲坛以“加强和创新社会治理”为主题，10个县委书记同场竞技。江苏省委李强书记对南通市崇川区委书记的发言高度肯定：“刚才崇川的区委书记吴旭同志介绍了这方面情况，我觉得很值得大家学习借鉴，他这个材料写的也非常好。

同志们，给吴书记写发言稿的材料员，回去肯定要提拔呀，这种稿子，必须日以继夜、无怨无悔，高标准、严要求地去完成！

第二类是领导个人色彩特别鲜明的文稿。

有些场合的发言讲话，领导不光要作为一个官员或职务存在，更要展现自己的风采和魅力，所有领导无一例外都会十分重视这样的文稿。

比如学校的毕业典礼讲话，同学们上了四年学，马上就要离开，校长作为长辈和老师，必须要给同学们送上一些人生感悟、淳淳叮嘱，必须要体现自己丰富的阅历和较高的认识水平，这类稿子领导就特别重视，也特别难写。

还有，领导个人参加各种学习班、研讨班、讲课、重大活动主题演讲、重大场合答记者问、重要理论文章，等等，也是要充分展现自己的风采，领导对这类文稿的重视程度，往往远远超过一般性的讲话稿。所以，这类文稿我们要下大气力。

05

提前谋划、运筹帷幕，不能手忙脚乱

材料工作是有规律可循的，每个阶段有每个阶段的特点，像年初的民主生活会、半年和年终的工作总结，等等，很多材料都有固定的时间节点。

如果你在办公室工作一年以上了，就要学会把握这种时间节点，提前预测并收集准备，这样就不会忙乱。

比如，省里下文，要在全省开展一次主题教育活动。

经验老道的材料员可能马上会意识到，材料的暴风骤雨即将来临，未来一段时间自己要写大量关于某某主题教育活动的材料。

于是便在日常工作中时时留意相关政策，收集兄弟单位做法。

果然，没过多久，主题教育活动正式开始，各种部署讲话、表态发言、总结报告、对照检查纷至沓来。

还好，这位材料员已经在网上下了不少评论、社论、文件，找兄弟单位要了不少材料，脑子里的思路大致成型，那他写起来速度肯定一骑绝尘。

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